De beleids- en beheerscyclus

Kerninfo

 

Het besluit van de beleids- en beheerscyclus bevat een reeks regels voor het meerjarenplan, het budget, de boekhouding en de jaarrekening van de lokale besturen en provincies. Het is dan ook erg ingrijpend voor de wijze waarop gemeenten en provincies hun beleid voorbereiden, budgetteren, uitvoeren, opvolgen en evalueren.


Belangrijk is dat het besluit niet alleen regels bevat voor de financiële aspecten van de beleidsvoering, maar evenzeer voor de inhoudelijke planning (beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties ...), de uitvoering en de evaluatie. Het gaat dus om veel meer dan een nieuwe boekhouding of een nieuw financieel instrumentarium.

 

De BBC voor de lokale sportsector 

Deze presentaties situeren de impact van BBC op niveau van de lokale sportsector:

Wetgeving

Publicaties

Uit 't veld

 

FAQ's

  

Wat is het verschil tussen prioritaire en niet-prioritaire doelstellingen?

De prioritaire doelstellingen zijn die doelstellingen die de raad van dichtbij wil opvolgen en waarover het bestuur expliciet wil rapporteren. Het zijn meestal vernieuwende zaken voor het bestuur, of grote investeringen zoals de bouw van een nieuw zwembad of een nieuwe sporthal. Deze doelstellingen staan in de strategische nota van het meerjarenplan, gerangschikt per doelstelling, met alle ontvangsten en uitgaven op een rijtje. De niet-prioritaire doelstellingen gaan meestal over zaken die gewoon doorlopen, waarrond geen nieuw beleid ontwikkeld wordt, denk bijvoorbeeld aan de ondersteuning van verenigingen of de organisatie van sportkampen. Wat prioritair is en wat niet bepaalt de gemeente zelf in haar meerjarenplan.  


Elke doelstelling moet geconcretiseerd worden in een of meerdere actieplannen. Daarin staan de acties die leiden tot de realisatie van de doelstelling, de middelen die daarvoor nodig zijn en binnen welke termijn ze uitgevoerd moeten worden. De gemeente kan ervoor kiezen om daar meteen ook aan te koppelen welke dienst verantwoordelijk is voor de uitvoering. Zowel prioritaire als niet-prioritaire doelstellingen moeten uitgewerkt worden én uitgevoerd! Op dat vlak zijn alle doelstellingen gelijk.

 

'Prioritair' heeft op zich niets te maken met de Vlaamse beleidsprioriteiten Sport. Een actie kan gekoppeld zijn aan een deelrapportagecode (LSBVBP01/02/03 of 04) maar behoort tot de niet-prioritaire doelstellingen van die gemeente.

 

Hoe kan ik via de BBC subsidies verantwoorden in kader van een Vlaamse beleidsprioriteit?

In BBC dienen een aantal koppelingen te gebeuren om de subsidies (incl.cofinanciering) te verantwoorden. We verduidelijken hier 2 zaken die in het kader van decreet LSB van nut zijn:

 

Inhoudelijk

Een inhoudelijke actie dient, indien men ze wenst in te brengen in de verantwoording, gekoppeld te worden aan een Vlaamse beleidsprioriteit Sport (LSBVBP01 tem 04 gemeenten). Op die manier zullen uitgaven die voortvloeien uit die acties automatisch deze code meekrijgen.

 

Financieel

Eén transactie (bedrag) dient aan 7 dimensies gekoppeld te worden zijnde:

  • Transactiesoort (uitgave/ontvangst/debet/credit)
  • Actie (1 bedrag aan max 1 actie)
  • Beleidsveld vb. SPORT 0740 (1 bedrag aan max 1 beleidsveld)
  • Algemene rekening = MAR vb. 610……..
  • Economische sectorcode (vb.100 federale overheid, …)
  • Budgettaire entiteit (moederbestuur, IVA)
  • Investeringsenveloppe

Zo worden de bedragen via de actie ook gekoppeld aan de Vlaamse beleidsprioriteiten. (zie ook schema).

 

Gemeenten dienen in totaal 3,12 euro per inwoner (bedrag inclusief co-financiering) te verantwoorden in kader van de Vlaamse beleidsprioriteiten Sport. 

 

Wat als een vzw of AGB acties in het kader van sportbeleid uit het meerjarenplan uitvoert?

Een AGB of vzw kunnen niet rechtstreeks een subsidieaanvraag bij Vlaanderen indienen. Alles gebeurt via het ene meerjarenplan van de gemeente. Een gemeente kan er natuurlijk wel voor kiezen om bepaalde acties te laten uitvoeren door een vzw of AGB.

 

Aangezien ook AGB’s de BBC toepassen, is het bijgevolg voor Bloso mogelijk om de nodige informatie uit de BBC-database te halen ter beoordeling van de subsidieaanvraag. Daarbij is het wel belangrijk om in het meerjarenplan van de gemeente via een actie (mét deelrapportagecode) aan te geven dat AGB voor de verdere uitvoering van het beleid verantwoordelijk is. In het commentaarveld kan hier dan indien nodig meer informatie over gegeven worden. Op die manier weet de Vlaamse administratie dat ze ook in het meerjarenplan van AGB nuttige informatie zal vinden voor de subsidieaanvraag. In het meerjarenplan van het AGB, dat ook digitaal moet ingediend worden, moeten dan ook de deelrapportagecodes aan de relevante acties gekoppeld worden om het mogelijk te maken deze informatie terug te vinden.

 

Vzw’s vallen niet onder het BBC-besluit. Daardoor beschikken de bevoegde administraties niet over voldoende informatie om de aanvraag af te handelen. In dat geval biedt het planlastendecreet de mogelijkheid aan de Vlaamse overheid toch bijkomende documenten op te vragen. Daarbij kan Bloso maximaal vragen om de volgende informatie te bezorgen:

 

Inhoudelijk

  • Inhoudelijk beleidsplan met beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties
  • Koppeling van de acties met de Vlaamse beleidsprioriteiten. De officiële codes van de Vlaamse beleidsprioriteiten worden gebruikt.

Financieel

  • Per actie een financiële raming van uitgaven en ontvangsten, voor 6 jaaren met raming per jaar
  • Per actie, en zo dus ook synthese per Vlaamse beleidsprioriteit, deeffectieve uitgaven en ontvangsten per jaar
  • Eventueel per actie het totaal van de uitgaven per algemene rekening

Een informeel richtkader dat u kan helpen i.f.v. deze verantwoording werd door Bloso opgemaakt en besproken in de ambtelijke werkgroep Planlasten over de sectoren heen. 

 

Op basis van welke informatie zal Bloso oordelen?

Bloso kan zich voor de controle enkel baseren op informatie die de gemeente input in de BBC-software. Door de koppeling van deelrapportagecodes Sport op het niveau van acties, kan Bloso een rapport per gemeente samenstellen.

 

Het softwarepakket levert een totaaloverzicht van alle doelstellingen, acties en budgetten af aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur (ABB) van de Vlaamse overheidoverheid, die dit overzicht op haar beurt doorspeelt aan Bloso. Zij zullen in eerste instantie filteren op basis van de deelrapportagecodes (LSBVBP01/02/03/04). Op basis van deze informatie zal Bloso oordelen of een gemeente terecht subsidies heeft gekregen voor de realisatie van een of meerdere Vlaamse beleidsprioriteiten Sport.

 

Bloso ziet volgende zaken: 

  • Alle acties waar prioriteitencodes aan verbonden zijn
  • Per gemeente een rapport
  • Toelichting bij de acties die je kan ingeven in het softwarepakket (kan variëren naargelang de leverancier)
  • Veld voor de indicatoren (in software voorzien vanaf oktober 2013)
  • Bloso kan een selectie vragen aan ABB van alles van het beleidsveld Sport (code 0740), om te zien of de gemeente eventueel uitgaven over het hoofd gezien heeft die in aanmerking kunnen komen voor verantwoording van de subsidies die ze kreeg voor een bepaalde prioriteit.

Hoe en wanneer kan het MJP gewijzigd worden? 

Het meerjarenplan is geen statisch document waaraan zes jaar lang niet meer mag worden getornd. Tijdens de periode waarop het meerjarenplan betrekking heeft, kunnen er zich immers ontwikkelingen voordoen waardoor nieuwe noden, kansen, uitdagingen en opportuniteiten zich voordoen. Soms wordt een meerjarenplan dus door de feiten achterhaald.

 

De gemeenteraad kan voor een groot stuk autonoom bepalen hoe wijzigingen kunnen aangebracht worden aan het meerjarenplan. Een algemene procedure rond wijzigingen in het meerjarenplan bestaat bijgevolg niet. Er zullen bijvoorbeeld gemeenten zijn die het schuiven van kredieten op actieniveau via een interne kredietaanpassing zullen laten verlopen – hoewel dat niet wettelijk verplicht is. Het overschrijden van een krediet op actieniveau kan dan ook weer aanleiding geven tot een budgetwijziging – hoewel dit ook niet verplicht is.

 

De vorm die de planningswijziging zal aannemen is afhankelijk van de invloed op de prioritaire beleidsdoelstellingen en het financieel evenwicht en van het niveau waarop autorisatie verleend wordt.

 

Binnen BBC onderscheiden we vier vormen van planningswijziging: 

  • Via een aanpassing van de ramingen
  • Via een interne kredietaanpassing (beheersrapport)
  • Via een budgetwijziging (beleidsrapport)
  • Via een aanpassing van het meerjarenplan (beleidsrapport) 

De lichtste procedure van planningswijziging is de aanpassing van ramingen (lees: inkomsten). Het betreft enkel wijzigingen die geen invloed hebben op een rubriek van de financiële nota van het budget (de kredieten blijven hierbij ongewijzigd). Aanpassingen van de ramingen op het niveau van een beleidsitem of de algemene rekening kunnen op ambtelijk niveau geregeld worden.

 

De interne kredietaanpassing is de lichtere variant van een kredietverschuiving en kan toegepast worden in een aantal minder ingrijpende gevallen, bijvoorbeeld bij het schuiven van kredieten tussen de beleidsvelden in een beleidsdomein. Hiervoor zijn interne afspraken nodig. Op zijn minst zal een diensthoofd of iemand anders zijn goedkeuring moeten geven.

De formele goedkeuring van een intern kredietaanpassing behoort tot de bevoegdheden van het college van burgermeester en schepenen. Doordat de kredietcontrole gebeurt op niveau van de beleidsdomeinen, zal er minder vaak een beslissing van de gemeenteraad nodig zijn. Een interne kredietaanpassing dient gemotiveerd te worden met een verklarende en financiële nota.

 

Indien een kredietverschuiving niet door middel van een interne krediet­aanpassing doorgevoerd kan worden, moet dit via een budgetwijziging. Dit is onder meer het geval wanneer het budget niet meer in het meerjarenplan zou passen of bij het schuiven met kredieten tussen beleidsdomeinen. Ook het meerjarenplan moet dan aangepast worden. Dat kan in principe telkens als de raad samenkomt. Een budgetwijziging is een beleidsrapport, dat verplicht moet worden goedgekeurd door de raad. 

Het meerjarenplan wordt minstens 1 keer per jaar aangepast, namelijk als de jaarrekening goedgekeurd is en vóór de beraadslaging over het budget. Heel extreem kan het meerjarenplan elke gemeenteraad aangepast worden.

 

Bij een wijziging aan een of meerdere acties in kader van subsidies uit het decreet lokaal sportbeleid, dien je erop toe te zien dat je nog voldoet aan de voorwaarden van het decreet. Zijn de acties nog steeds correct geformuleerd? Zijn je minimale bestedingspercentages nog gegarandeerd? Bloso zal jaarlijks op basis van de jaarrekening controleren als aan de decretale voorwaarden voldaan is. 

 

Aan welk beleidsveld moeten de personeelskosten worden toegewezen?

Personeelskosten moeten zoveel mogelijk worden toegewezen aan het beleidsveld waarin de personeelsleden tewerkgesteld zijn. Indien een personeelslid taken verricht die betrekking hebben op meerdere beleidsvelden, dan wordt de personeelskost ook over de verschillende beleidsvelden uitgesplitst.

 

Welke rol heeft de sportraad bij de opmaak van het meerjarenplan?

Het gemeentebestuur moet aantonen dat ze de sportraad heeft betrokken bij de opmaak van de strategische meerjarenplanning met betrekking tot het beleidsveld sport en dat het om advies heeft gevraagd over de strategische meerjarenplanning met betrekking tot het beleidsveld sport. De sportraad bespreekt ook jaarlijks de door de gemeente opgemaakte jaarrekening met betrekking tot het beleidsveld sport.

 

Kan Bloso geld terugvorderen?

Ja. Als uit de rapportering van de gemeente aan Vlaanderen blijkt dat ze onvoldoende uitgaven heeft gerealiseerd in het kader van een Vlaamse beleidsprioriteit Sport, kan Bloso beslissen om in eerste instantie het volgende voorschot niet uit te betalen en in tweede instantie om het reeds gestorte voorschot terug te vorderen.

 

 

Extra info

 

Tijdens de intervisie 'mijn sportbeleid en de BBC' (september 2013) gaf ISB een presentatie over formuleren van acties en het bepalen van indicatoren in het kader van de beleidsprioriteiten Sport.

 

 
  •  ShareDelen
  • Afdrukken
  • Mail een vriend

    Doorsturen

    Gegevens verzender