Handleiding voor een memorandum: 'Krachtige voorzetten om te scoren'

In de aanloop van de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2012 hebben de toekomstige gemeenteraadsleden en schepenen veel aandacht voor onderwerpen die hen na de verkiezingen kunnen helpen de juiste beleidskeuzes te maken. Gebruik dit moment om vanuit de sportdienst en het sportieve middenveld een sportnota samen te stellen. Leg deze als sportraad voor aan de toekomstige politici van je gemeente. En kijk als sportambtenaar met je collega's en het managementteam hoe jullie zich kunnen voorbereiden om het bestuursakkoord na de verkiezingen mee uit te werken en het meerjarenplan op te stellen.

 

Een 'memorandum', ambitienota, toekomstnota, ... is een krachtig middel om input te geven voor het toekomstig sportbeleid in je gemeente. ISB ontwikkelde een handleiding om sportdiensten en sportraden te ondersteunen bij de opmaak hiervan. Alle sportdiensten en sportraden ontvingen een exemplaar van deze handleiding.



  • 'Memorandum': wat?, waarom? en wanneer?

    Wat?

    Volgens Van Dale is een memorandum een diplomatiek of politiek stuk dat de bedoeling heeft om iets in de herinnering te brengen. Letterlijk betekent het 'wat moet onthouden worden'.  Je spreekt echter beter over een 'sportnota', 'toekomstvisie sport', 'ambitienota sport', ... in plaats van een nogal 'negatief' klinkend 'memorandum

     

    Waarom?

    Als sportambtenaar of –dienst kun je er een situatieschets over het sportbeleid in je gemeente mee maken met beleidsaanbevelingen en –voorstellen. De nota laat je toe om je lokale politici en leidende ambtenaren niet enkel te informeren maar ook te ondersteunen en te inspireren. Met de nota kan je suggesties en ideeën aanreiken op basis waarvan de politieke verantwoordelijken dan keuzes kunnen maken en eindbeslissingen nemen. De nota is zodoende een concrete insteek bij het opmaken van het bestuursakkoord tussen de verkozen partijen na de verkiezingen of bij de uitwerking van het meerjarenplan van je gemeente of stad.

     

    Wanneer?

    De inhoud van je nota moet zeker duidelijk zijn wanneer de eerste gesprekken over het bestuursakkoord starten en wanneer wordt gestart met de opmaak van het meerjarenplan.

     

    Als sportraad kan je de tekst in de aanloop van de verkiezingen aan de verschillende politieke partijen te bezorgen. Dit geeft hen de mogelijkheid om de punten mee op te nemen in hun verkiezingsprogramma of er aandacht voor te hebben in debatten. Zo kan je als sportraad sport ook op de politieke agenda zetten.

     

    Alsl sportambtenaar zijn de principe's van een 'memorandum' ook zinvol als leidraad om je 'huiswerk' te maken n.a.v. verkiezingen en een nieuw beleidsplanningsmoment in de gemeente. Bekijk in overleg met je secretaris, diensthoofd of managementteam wat de timing, afspraken en planning zijn in je gemeente. Zorg echter dat je huiswerk zeker klaar is bij de opmaak van het bestuursakkoord en bij de opmaak van het meerjarenplan.

  • Blauwdruk voor een 'memorandum'

    Voor het opstellen van een memorandum bestaat geen algemene formule. Het overzicht dat je hier ziet, is gebaseerd op enkele voorbeelden uit het werkveld. Je kunt het als blauwdruk gebruiken.

    1. Een sprekende titel en ondertitel
    2. Samenvatting - Speerpunten
    3. Huidige situatieschets
    4. Visie (principes, uitgangspunten, waarden, ...)
    5. Analyse + aanbevelingen en suggesties (ev. thematisch)
    6. Proces - aanpak beschrijving

    In de gedrukte handleiding vind je extra toelichting bij de onderdelen. 

  • Stappenplan 'memorandum'

    Hieronder vind je een stappenplan om te komen tot een 'memorandum':

    1. Richt een werkgroep op
    2. Zorg voor een planning
    3. Bepaal waar je op wil focussen
    4. Verzamel informatie en werk interactief
    5. Formuleer een heldere visie
    6. Analyseer en formuleer aanbevelingen
    7. Doe de redactie van je nota
    8. Maak werk van een aantrekkelijke lay-out 

    In de gedrukte handleiding vind je extra toelichting en ook een minimum en maximumscenario.

     

  • Do's voor de opmaak van een 'memorandum'

    Dit geven collega's als goede raad mee ...

     

    Betrek je achterban. Creëer een draagvlak.

    • Maak de nota samen met een werkgroep.
    • Werk sectoroverschrijdend. Betrek ook andere diensten erbij. zo krijg je een groter draagvlak en zie je kansen om mekaar te versterken. Stem af met een eventueel 'memorandum' vanuit de volledige administratie.
    • Houd het huidige beleid en schepenen op de hoogte. maar zij hebben geen actieve rol in de werkgroep
    • Laat de achterban (sportraad, clubs, sporters, gebruikers...) participeren.

     

    Wees to-the-point.

    • Focus op de hoofdlijnen.
    • Hou je nota beknopt, simpel en to the point. Beperk je tot max. 4 à 8 pagina's.
    • Spreid je initiatieven voorstellen in de tijd: neem korte, middellange en lange termijn voorstellen op in je nota.
    • Vertek vanuit algemene tendenzen maar vertaal deze concreet naar de specifieke situatie van je gemeente.
    • Werk per thema.

     

    Doe voorstellen die onderbouwd zijn.

    • Vertrek van een bestaand strategisch plan – je sportbeleidsplan en de evaluaties
    • Neem een trekkend rol op vanuit je expertise als sportdienst bij de opmaak van de nota.
    • Maak aanbevelingen die onderbouwd zijn (op basis van je analyse en andere input).
    • Vergeet niet de positieve initiatieven binnen de huidige legislatuur te vermelden.

     

    Geef het beleid de ruimte om keuzes te maken.

    • Maak duidelijk welke de prioriteiten jullie voorstellen zijn maar laat voldoende ruimte aan de politici om de keuzes te maken zodat ze keuzes kunnen maken.
    • Stel verschillende alternatieve pistes voor om een probleem op te lossen of een behoefte in te vullen.
    • Formuleer algemene beleidsaanbevelingen. Door te stellen 'Er is nood aan extra indoor sportruimte in deelgemeente X' creëer je meer kansen op slagen dan door 'Er moet een nieuwe sporthal komen in deelgemeente X.' Eventueel kan je (tussen haakjes) nog concrete suggesties geven, zoals bij voorgaande voorbeeld: '(een nieuwe sporthal in samenwerking met en aanpalen bij school X is een te onderzoeken optie)'

     

    Maak werk van je communicatie.

    • Zorg voor een sterke boodschap in een aantrekkelijke verpakking.
    • Maak er een coherente nota van door een rode draad door het geheel te laten lopen. Vb. BORGERHOU(D)T van ... + verschillende thema's
    • Schrijf de verschillende politieke partijen aan met je nota.
    • Laat je nota opvallen door een out-of-the-box aanpak. Laat je in eerste instantie niet teveel beknotten door de huidige economische beperkingen.

     

    In de gedrukte handleiding vind je ook nog 10 don'ts.

  • Voorbeelden van sportnota's en 'memoranda'

    Hier vind je enkele (te downloaden) voorbeelden van sportnota's of memoranda. De voorbeelden kwamen tot stand n.a.v. de gemeenteraadsverkiezingen in 2012. Naast deze publieke nota's beschikt ISB ook over interne nota's van sportambtenaren. Deze laatste voorbeelden werd getoond tijdens intervisie georganiseerd in het voorjaar 2012, maar zijn niet online raadpleegbaar.

    Heb je zelf een interessant voorbeeld? Bezorg het ons, via secretariaat@isbvzw.be.

     

    Wil je feedback op je ontwerpnota, wil je extra tips of voorbeelden? Contacteer ons. Wij geven je graag advies. 

  •  ShareDelen
  • Afdrukken
  • Mail een vriend

    Doorsturen

    Gegevens verzender