Uit 't veld: sportbeleidsplan

Inspiratie uit het begeleidingstraject sportbeleidsplanning

Aangezien het de eerste keer was dat de besturen vanuit de Vlaamse overheid verplicht waren om een sportbeleidsplan op te maken, werd bij de aanvang van het decreet een begeleidingstraject voorzien. De uitwerking en coördinatie van het begeleidingstraject sportbeleidsplanning werd toevertrouwd aan ISB.

Het project wordt aangestuurd door een regiegroep met vertegenwoordigers van het kabinet sport, het Bloso, het departement en het ISB.

Kern van de begeleidingstrajecten is het ondersteuningsaanbod tijdens de periode van de opmaak van de sportbeleidsplannen. Daarbij werden via publicaties, een individueel coachingstraject , intervisies en opleidingen ondersteuning aangeboden aan alle gemeenten.

1. Startfase
2. Missie (her)formuleren
3. Gegevensverzameling
4. Gegevensanalyse
5. Doelstellingen formuleren
6. Participatieve beleidsvoering

1. Startfase

De startfase bestaat uit volgende stappen:

• Stuurgroep samenstellen
• Overzicht maken van de belanghebbenden
• Klankbordgroep samenstellen

Planningsvolk gezocht

Volk zoeken voor de stuurgroep in je gemeenten ... Heel wat gemeenten zijn er mee bezig: kandidaten stuurgroep gezocht gemeente Haaltert

Tips:

• Stel je de vraag welke vaardigheden - functies heb je nodig in je stuurgroep ? Uitvoerders (dienst), belangrijke tussenstructuren (diensthoofden vrije tijd, ...), beslissers (politiek), advies (sportraad, ...), belangrijke 'linkers' naar middelen: financieel, personeel, dossiers, ...
• Stel je de vraag of de stem van iedere invalshoek in je sportbeleid aanwezig is in je stuurgroep ? Sportclubs, andersgeorganiseerde sporter, diverse doelgroepen, infrastructuur, deskundigen, ... Noteer dat er een verschil is tussen 'belangenverdedigen' en 'vertegenwoordigen' én dat één persoon meerdere stemmen kan hebben ...

Nog enkele oproepen tot medewerking aan het planningsteam: oproep voor werkgroep

2. Missie (her)formuleren

De missie is de reden van bestaan van een organisatie. Een goede missie is uniek en specifiek voor elke gemeente. Men gaat er meestal vanuit dat een missie bestaan uit één kernachtige en krachtige volzin en dat de wijze waarop men de missie wil realiseren, verwoord wordt in de visie.

Het belangrijkste in het kader van beleidsontwikkeling is vooral dat men duidelijk definieert wat de organisatie wil bereiken, wat ze doet en waarom ze het doet. Men komt dan best tot het formuleren van een missie, die daarenboven duidelijke en motiverend is. Hierbij dienen alle betrokkenen goed te weten waarover men het heeft.

De missie zou ook een basis moeten vormen voor het opstellen van de lange- en middellangetermijnplanning. Kortom, de missie is een onmiskenbaar element in het toekomstgerichte, doelgerichte en strategische beleid van een organisatie.

De missie kan worden ontleed in drie noodzakelijke vragen, die een voorwaarde zijn om een goede missie op te stellen:

• Wat willen we realiseren?
• Wat doen we?
• Wat is onze bestaansreden?

3. Gegevensverzameling

In de beleidsplanning zijn alle fasen belangrijk, maar de gegevensverzameling is de basis. Het is noodzakelijk dat men weet wat er leeft binnen de sportdienst en binnen de gemeente, zodat men kennis heeft van alle diverse aspecten van de sport in de gemeente.

Door het verzamelen van gegevens komt men meestal tot vaststellingen die men tevoren nog niet wist. Het is dan ook aangeraden de gegevensverzameling zo uitgebreid mogelijk te doen om daarna zo gericht mogelijk te gaan analyseren. In het sportbeleidsplan moet men dan ook niet alle verzamelde gegevens weergeven, enkel deze die gerelateerd zijn aan de geformuleerde doelstellingen. 

Kant en klare gegevens

•  De demografische gegevens van je gemeente met "enkele drukken op de knop": www.lokalestatistieken.be
• Het onderzoek 'Jongeren in cijfers en letters: bevindingen uit de jeugdmonitor 1' werd op 20 maart voorgesteld en geeft een ruime kijk op de leefwereld van Vlaamse jongeren tussen 14 en 25. Een must voor wie met jeugd en jeugdbeleid bezig is, zeker in tijden van jeugdbeleidsplanning, maar ook van sportbeleidsplanning! Meer info. Je vindt hier in de rubriek rapporten ook eerdere onderzoeken (oa. over jongeren en vrijetijd)
• Hoe oud zijn de mensen in je gemeente: vergrijzing - ontgroening: Gemiddelde leeftijd in elke gemeente van 2001 tot 2006 (Excel-tabel).

Eigen onderzoek

• Een mooie uitgebreide vragenlijst in Word (Oostkamp)
• 2 kleine gemeenten kijken bij elkaar: vragenlijst en vragenlijst
• En ... 10 reeds in de praktijkgetoetste alternatieve bevragingswijzen !!!: Download hier. Neem ook een kijkje op www.vvj.be  - Beleid en Praktijk - Inspraak en Participatie: 27 manier voor partipatie ... En laat je inspireren door het project Dorp in Zicht
• Actie: Als ik schepen was ..., zou ik ... : Wenskaarten om de meningen van mensen te kennen.
• Een online-tool waarmee je zelf een online vragenlijst kan maken !
• 3 enquêtes: individueel, bevoorrechte getuige en clubs  

Voor de centrumsteden is er de Stadsmonitor:

De stadsmonitor is een leerinstrument voor de 13 Vlaamse centrumsteden, voor het Vlaamse stedenbeleid en voor iedereen die bij de stad betrokken is. De cijfers brengen in kaart hoe leefbaar de steden zijn en hoe duurzaam hun ontwikkeling is. Dit instrument omvat 190 indicatoren die gebaseerd zijn op een visie bestaande uit doelen en intenties die duidelijk aangeven waar we met de stad naar toe willen. Meer info.

4. Gegevensanalyse

De analyse is bij uitstek een subjectief gegeven aangezien het interpretaties zijn van één of meerdere personen. Het gaat om het interpreteren van de huidige toestand, het afwegen van belangen en prioriteiten, het inschatten van noden en behoeften en het definiëren van een 'wenselijke toestand'.

Een analyse kan voor heel wat discussie zorgen. Dit is positief aangezien de confrontatie van ideeën vaak een meerwaarde biedt. Men moet echter twee zaken bewaken:

• het belang van de sporters moet centraal staan
• men moet rekening houden  met externe factoren zoals het bestuursakkoord, financiële ruimte,..

Beleid voeren is keuzes maken, nl. gedragen en gefundeerde keuzes.

Omdat een analyse subjectief is, is het goed om diverse belanghebbenden te betrekken bij het proces. Inspraak is uiteindelijk ook een element van de analyse. Binnen sportbeleidsplanning werden de knelpunten- en behoeftenanalyse en de SWOT-analyse voorgesteld als aangewezen methoden om de gegevens te analyseren. Men is vrij te kiezen welke methode men wenst toe te passen.

Tips voor het maken van een SWOT-analyse ?

• Aandachtspunten voor een SWOT-analyse
• 4 stappen voor een goede SWOT-analyse:

1. Baken het thema waarover de SWOT gaat af en spreek het niveau van analyse af
2. Stel eerst vast: wat zijn sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen. Baseer je op de verzamelde gegevens (feiten en meningen).
3. Maak een confrontatiematrix: combineer S en Z (intern) met K en B (extern)
4. De gemaakte combinaties zijn je beleidsuitdagingen en vormen de conclusies uit je gegevensanalyse. Het kan nuttig zijn deze combinaties uit te schrijven. De volgende stap is nu doelstellingen formuleren.

5. Doelstellingen formuleren

Op basis van de resultaten van de gemaakte analyse zullen enkele strategische keuzes gemaakt worden. Volgens het decreet dienen er per hoofdstuk strategische en operationele doelstellingen geformuleerd te worden. Doelstellingen zijn een beschrijving van wat de sportdienst wil bereiken in de komende beleidsperiode. Het is een formulering van de gewenste situatie, gepreciseerd met gewenste effecten en/of resultaten.

In 2007 organiseerde ISB opleidingen omtrent het formuleren van doelstellingen.

Deze opleiding werd verzorgd door Koen Sips en Lucien Pieck van Point Consulting Group i.s.m. ISB. In het Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer 200 verscheen een artikel n.a.v. deze opleiding.

• Artikel 'Stel doelen vooraleer te scoren' (VTS 200)  

6. Participatieve beleidsvoering

Het Decreet Sport voor Allen-beleid vermeldt duidelijk dat het tot stand komen, het uitvoeren en het evalueren van het sportbeleidsplan dient te gebeuren op basis van een interactieve bestuursstijl of via participatieve beleidsvoering.

Via werkgroepjes met de leden van de sportraad en geïnteresseerde burgers rond tafel zitten voor de uitwerking van het sportbeleidsplan in het kader van Pasen.

• Voorbeeld van een draaiboek . (Met dank aan de sportfunctionaris en coach van Waarschoot)

Ook op het vlak van sport worden de burgers in Harelbeke online betrokken via een webpagina omtrent het sportbeleidsplan.

Participatieve methoden. Een gids voor gebruikers (KBS)

Deze toolkit is een gids voor praktijkmensen en leert hoe een participatief proces te starten. Dit pakket bevat een zeer pragmatische beschrijving van 13 participatieve methodes. Per methode wordt gepreciseerd wat haar nut is en welke stappen moeten worden ondernomen.
En ook: goede voorbeelden, een budgettering en praktische tips. Je kan de gids volledig gratis downloaden of de fiches van specifieke methodes

Participatieve methoden. Een gids voor gebruikers.

Publicatie 'via passenspel scoren in lokaal sportbeleid'

Het opmaken van een sportbeleidsplan was de kernvoorwaarde van het nieuwe Decreet Sport voor Allen-beleid. Tijdens de uitvoering en evaluatie van het Begeleidingstraject Sportbeleidsplanning door ISB het voorbije jaar en maanden, zagen we schitterende lokale praktijken ontstaan of naar boven komen. Deze publicatie geeft via 20 praktijkverhalen uit gemeenten een doorleefde, creatieve en concrete illustratie van het decreet en een planningsproces.

De verhalen willen niet alleen terugblikken op voorbije planningsprocessen of een hulp zijn voor de verre toekomst, maar ook in de nabije toekomst inspiratie bieden voor bijsturing, aanvulling of uitvoering van de huidige sportbeleidsplannen. ISB wil als kenniscentrum hiermee de ontstane kennis omtrent sportbeleidsplanning verankeren.

Met planningszweet doordrenkt en met veel ‘goesting’ als ondertoon willen deze verhalen iedereen via passenspel laten scoren met een kwaliteitsvol en waardevol lokaal sportbeleid.

De publicatie met David Nassen en Koen Sips als auteurs, werd gerealiseerd met steun van de Vlaamse Overheid in opdracht van minister van sport Anciaux. Hoofdrolspelers in de publicaties zijn echter de geïnterviewden en betrokkenen uit de cases die in hun gemeenten met enthousiasme aan de slag gingen.

De publicatie is gratis te verkrijgen op aanvraag. (portkosten € 4).